3 red flags bij het ontmaskeren van een fake 'cloud'oplossing voor accountants

13 aug 2024 06:07  
bron: AccountancyWorld   

Jij bent er al achter: een on-premise DMS is verleden tijd, het is tijd voor iets in de cloud. Binnen jouw organisatie wordt er al een cloud-first strategie gehanteerd en wordt er continu geroepen: ‘We gaan naar de cloud!’ En dus zweef jij op die roze wolk, op zoek naar dé cloudoplossing die al jouw documentfrustraties oplost. Zo ben jij straks in één keer af van vervelende migraties, is de beveiliging goed geregeld en hoef je niet meer op zoek naar ICT’ers of consultants voor onderhoud. 

Maar let op: er zijn dus ‘cloud’oplossingen die doen alsof, waarmee ze als een donkere onweerswolk boven je vrijheid hangen. Met een goed verhaal beloven ze je allemaal ‘cloudvoordelen’, maar die kunnen ze vervolgens niet waarmaken. 

De verschillen

‘Cloud’oplossingen die doen alsof, hoe zit dat precies? Eigenlijk is het heel simpel: jij gaat voor een cloud first-strategie, want zo zijn jouw documenten altijd en overal beschikbaar, ben je af van onderhoud door eigen ICT’ers én kopzorgen over beveiliging en vertrouwelijkheid. En zo zijn er nog veel meer redenen om die overstap te maken.  

Wat is dan het verschil? Een fake ‘cloud’oplossing werkt stiekem gewoon hetzelfde als je huidige on-premise DMS. Een heel klein deel van de diensten zetten ze vervolgens wél in de ‘cloud’ – bijvoorbeeld de dataopslag. En dus noemen ze het een ‘cloudoplossing’. Vervolgens denk jij dat je alle voordelen hebt van een échte cloudoplossing. Vergelijk het maar met duurzaamheid: als een product voor 2% gemaakt is van duurzaam geproduceerde ingrediënten, hoe duurzaam is het dan echt? 

De drie belangrijkste ‘red flags’

Maar waarom is dat zo erg? Als het goed is, gaat een cloudoplossing jou ontzorgen. Wanneer je te maken krijgt met zo’n ‘cloud’oplossing die doet alsof, is de kans groot dat jouw documentfrustraties niet zijn opgelost en misschien zelfs alleen maar groter worden. Na het kiezen voor zo’n aanbieder blijkt, dat je alsnog allerlei ingewikkelde installaties moet uitvoeren, zelf alles moet onderhouden én nog steeds geen centrale documentenopslag hebt. Uiteindelijk kost het je dus nóg meer tijd en gedoe. Maar hoe herken je zo’n nepperd vooraf? Wij zetten de drie belangrijkste ‘red flags’ voor je op een rij.  

🚩 Red flag #1: Een check op je systemen

De eerste afspraak met de consultant staat en de eerste stap naar vrijheid is gezet. Maar nu wil de consultant langskomen om jouw systemen te checken. Er moet namelijk een en ander worden geïnstalleerd én er moet gekeken worden of alles wel past. Red flag! Bij een cloudoplossing is zo’n check vooraf niet nodig, want als het goed is hoef je helemaal niks te installeren. 

🚩 Red flag #2: Citrix (of iets vergelijkbaars) is vereist

Maar als je die consultant even over het hoofd zag, is er nog een tweede manier om erachter te komen of je wel écht met een cloudoplossing te maken hebt. Namelijk deze: ‘Citrix, of een andere termial server oplossing, is vereist om de oplossing te laten draaien.’ Niks niet plug-and-play, maar alsnog stiekem een gedeeltelijke on-premise oplossing. Dat klopt niet, want om van je cloudoplossing gebruik te maken is het enige wat je nodig hebt een internetverbinding en de inloggegevens. Major red flag dus. 

🚩Red flag #3: Updates en onderhoud

En dan nog het onderhoud. Een echte cloudoplossing wordt onderhouden door de aanbieder. Zo doen we dat ook bij onze Document Hub – het onderhoud is in ons beheer en ook van updates heb je dus als eindgebruiker geen last. Wanneer je dus je ‘cloud’oplossing zelf moet onderhouden of regelmatig te maken hebt met updates en downtime, kun je ervanuit gaan dat het geen echte cloudoplossing is. 

Voordat je in zee gaat: zet je roze bril af!

Dus voordat met een cloudaanbieder in zee gaat, zet dan eerst even je roze bril af en check of je echt geen red flags mist. Zo weet je zeker dat jij straks écht in de cloud zit en lekker kunt profiteren van alle voordelen.  

Meer weten?

Ben jij klaar voor een echte cloudoplossing voor al je klantdocumenten? Of wil je weten over onze Document Hub? Boek dan een gratis demo of neem contact met ons op. 

 

Bron: Qwoater - partner AccountancyWorld

Meer over

Qwoater

Laatste nieuws

Praat mee